Protocol van handelen bij kerkelijke uitvaarten

Protocol/stappenplan/communicatieschema van handelen rondom berichtgeving van overlijden van gemeenteleden en het regelen van een kerkelijke uitvaartdienst

1. Berichtgeving van overlijden kan binnenkomen bij:

  • Predikant
  • Scriba
  • Kerkelijk bureau
  • Ouderling
  • Wijkcontactpersoon
  • Gemeentelid

2. Eerste informatieronde

Afhankelijk van bij wie het bericht is binnengekomen, worden direct geïnformeerd:

  • Bij overlijden wordt de predikant en de scriba geïnformeerd.
  • De scriba informeert vervolgens de ambtsdragers.
  • De ouderling van de wijk informeert de betrokken contactpersonen.

De predikant is verantwoordelijk voor het pastoraat en de uitvaart.
De scriba is verantwoordelijk voor de berichtgeving en de communicatie.
De (wijk)ouderling is contactpersoon voor de familie en zo mogelijk ambtsdrager bij de uitvaartdienst.

3. Afstemming tussen nabestaanden, uitvaartondernemer en predikant

  • De predikant onderhoudt contact met de nabestaanden en communiceert met de uitvaartondernemer. Zij stellen in overleg vast of een kerkelijke uitvaart gewenst is.
  • Bij afwezigheid van de eigen predikant communiceert de scriba of vervanger met de nabestaanden en/of de uitvaartondernemer of een kerkelijke uitvaart gewenst is en wie in dat geval het pastoraat kan verzorgen en een uitvaartdienst kan leiden.

Indien een kerkelijke uitvaart is gewenst:

  • De kerk zorgt voor een predikant, voor pastorale begeleiding en het leiden van een uitvaartdienst.
  • Als de predikant beschikbaar is, zal deze namens de kerk deze taak op zich nemen.
  • Als de predikant niet beschikbaar is, zal er in overleg iemand anders gevraagd worden de nabestaanden te begeleiden en een eventuele uitvaartdienst te leiden. De eventueel hieraan verbonden kosten zullen door de gemeente worden gedragen.
  • De nabestaanden kunnen ook kiezen voor een ander persoon om de uitvaart te begeleiden. Let op: hier kunnen kosten voor de nabestaanden aan verbonden zijn.
  • De uitvaartondernemer, en de predikant die de uitvaartdienst leidt, overleggen met de nabestaanden over de datum, tijd en locatie van de uitvaartdienst. Ook stellen zij via de koster van de gebouwen vast of de kerk beschikbaar is.
  • De uitvaartondernemer regelt in overleg met nabestaanden en betrokken predikant, een organist en/of een andere muzikant.

4. Kosten

Bij overleg met de nabestaanden geldt:

  • Bij de kerkelijke uitvaart van een gemeentelid worden als dienst naar de overledene, geen kosten in rekening gebracht voor: begeleiding van de uitvaart door de predikant van de gemeente, het gebruik van het kerkgebouw voor de uitvaartdienst en de organist van de gemeente.
  • Als de predikant wel beschikbaar is, maar de nabestaanden kiezen voor een andere persoon om een uitvaartbijeenkomst te leiden dan zijn de daaraan verbonden kosten voor rekening van de nabestaanden. De predikant dient dit vooraf kenbaar te maken.

De Protestantse Gemeente te Pesse zorgt voor de vergoeding van de predikant, enkel alleen indien haar eigen predikant niet beschikbaar is. De vergoeding van die predikant wordt berekend op basis van de uniforme landelijke tarieven voor gastpredikanten. Deze vergoeding gaat uit van de landelijke norm voor het voorbereiden en verzorgen van een uitvaartdienst en begrafenis of crematie. Daarboven maximaal zes uur voor pastorale begeleiding en gesprekken ter voorbereiding van de uitvaart tegen het standaardtarief voor de predikant. In bijzondere gevallen kan hiervan afgeweken worden, maar uitsluitend na voorafgaand overleg.

5. Rondom de dienst in de Ontmoetingskerk

De betrokken koster van de gebouwen zorgt dat op het betreffende moment het gebouw verwarmd is en er een (hulp)koster en iemand voor beeld en geluid (indien nodig beamer) aanwezig is.

De wijkouderling is bij voorkeur ouderling van dienst. Indien niet beschikbaar zoekt de scriba naar een vervanger.

De uitvaartondernemer dan wel de nabestaanden kunnen zelfstandig met de coördinatoren van de gebouwen overleggen betreft mogelijkheden en kosten van koffie, thee, koek, broodjes en eventuele andere faciliteiten in de gebouwen. 

6. Communicatie richting gemeente

De predikant zal na instemming van de nabestaanden een bericht van overlijden en een aankondiging van de datum, de plaats en het tijdstip van de uitvaart plaatsen op de website van de kerk.

  • De scriba zorgt dat er een afkondiging is, voor de eerstvolgende zondag na het overlijden en informeert de dienstdoende ouderlingen en de betreffende (gast)predikant. Zij verzoeken daarbij de afkondiging van overlijden voorafgaand aan de voorbeden te doen en de nabestaanden in de gebeden te gedenken.
  • De zondag na de uitvaart zal er in de kerkdienst op zondagmorgen een kort “In memoriam” worden uitgesproken door de (gast)voorganger, waarna een moment stilte volgt en vervolgens een te zingen lied. De predikant, of bij afwezigheid de scriba, zorgt ervoor dat deze informatie tijdig bij de (andere) predikant, de organist, het beamerteam en de ouderling van dienst komt.
  • De dienstdoende predikant tijdens de uitvaartdienst verzorgt een “In memoriam” voor “Onderweg”. (Gast)predikanten wordt dit ook gevraagd te doen, waarbij de predikant (of bij afwezigheid de scriba) verantwoordelijk blijft of dit ook gebeurt. De dienstdoende predikant stuurt deze kopij aan de redactie van “Onderweg” die zal zorgen dat de kopij zo mogelijk met foto geplaatst wordt.

7. Administratieve afhandeling

De scriba gaat bij het Kerkelijk bureau na of zij van de nabestaanden, de predikant en/of de burgerlijke gemeente wel een bericht van overlijden heeft ontvangen. Zo nodig wordt het overlijden doorgegeven.

Het Kerkelijk Bureau zorgt voor:

  • verwerking in LRP
  • publicatie in “Onderweg”
  • kennisgeving naar de kerkrentmeesters

NB 1: Wanneer er wel een rouwkaart is ontvangen maar geen kerkelijke begrafenis is geweest, komt er een mededeling in “Onderweg”, verzorgd door het Kerkelijk Bureau.
NB 2: Wanneer er geen enkele communicatie is geweest (familie > kerkelijke gemeente) volgt (zo mogelijk) vermelding in “Onderweg”.
NB 3: De predikant houdt (in overleg met de scriba en het Kerkelijk Bureau) een overzicht bij van de overledenen, teneinde de nabestaanden te kunnen uitnodigen voor de dienst op de laatste zondag van het Kerkelijk Jaar. Bij afwezigheid van de predikant zorgt de scriba voor een overzicht van overledenen.

Vastgesteld door de Kerkenraad van de Protestantse Gemeente te Pesse op 17 september 2019